KI und Geschäftsprozesse

Wissen liegt in Organisationen häufig verteilt in Richtlinien, Dienstanweisungen, Verfahrensbeschreibungen, Handbüchern, Fachinformationen und weiteren Dokumenten vor. Das KI-gestützte Wissensmanagement macht definierte und freigegebene Wissensbestände über eine dialogische Oberfläche zugänglich.

Mitarbeitende können Fragen in natürlicher Sprache stellen. Der Wissensbot recherchiert innerhalb der für ihn freigegebenen Wissensräume und formuliert auf dieser Grundlage eine Antwort. Je nach Konfiguration können dabei auch die verwendeten Dokumente, Abschnitte oder Textstellen ausgewiesen werden, sodass Antworten unmittelbar anhand der zugrunde liegenden internen und externen Quellen geprüft werden können.

Typische Einsatzmöglichkeiten sind beispielsweise:

• Recherche in Regelungen und Verfahrensbeschreibungen,
• Ermittlung von Zuständigkeiten, Fristen oder benötigten Unterlagen,
• Unterstützung bei Einarbeitung und Vertretung,
• Recherche in umfangreichen Fach- und Dokumentenbeständen,
• Vergleich unterschiedlicher Fassungen oder Regelungsstände.

Welche Informationen ein Wissensbot verwenden darf, wird über Wissensräume, Rollen und Berechtigungen gesteuert. Die Qualität der Antworten hängt dabei unmittelbar von der Qualität, Gültigkeit und Eindeutigkeit der bereitgestellten Wissensquellen ab. Der Wissensbot macht vorhandenes Wissen auffindbar und prüfbar.

SmartScan überführt eingehende Dokumente und Formulare in strukturierte, digital weiterverarbeitbare Informationen. Ausgangspunkt können beispielsweise Scans, hochgeladene Dokumente, E-Mails, Anhänge oder Formulare sein.

Abhängig von der jeweiligen Konfiguration erkennt und klassifiziert SmartScan Dokumente und Formulartypen, extrahiert relevante Inhalte und Metadaten und überführt diese in definierte Datenstrukturen. Dabei können auch Vollständigkeits- und festgelegte Plausibilitätsprüfungen Bestandteil der Verarbeitung sein.

Ein typischer Verarbeitungsablauf umfasst:

1. Eingang eines Dokuments über Scan, Upload, E-Mail oder Portal,
2. Erkennung und Klassifikation des Dokuments,
3. Extraktion relevanter Inhalte und Metadaten,
4. Prüfung und Validierung definierter Angaben,
5. Transformation in ein vorgegebenes Daten- oder Zielschema,
6. Bereitstellung oder Übergabe an nachgelagerte Systeme.

Die aufbereiteten Daten können beispielsweise an Dokumentenmanagement-, ERP-, CRM-, Vorgangs-, Prozess- oder Fachsysteme übergeben werden. Im öffentlichen Sektor können projektbezogen auch branchenspezifische Datenstrukturen und Übermittlungswege wie XÖV, FIT-Connect oder XTA berücksichtigt werden.

SmartScan bereitet Dokumente und Informationen für die weitere Verarbeitung auf. Wo Inhalte uneindeutig, unvollständig oder entscheidungsrelevant sind, verbleibt die fachliche Prüfung bei den zuständigen Mitarbeitenden.

Der Mitarbeiterbot ist ein KI-gestützter Arbeitsassistent für wissensintensive, dokumentenbezogene und sprachliche Aufgaben. Anders als beim Wissensbot steht dabei nicht die Recherche in einem dauerhaft kuratierten Wissensbestand im Mittelpunkt, sondern die situationsbezogene Unterstützung bei einer konkreten Arbeitsaufgabe.

Mitarbeitende können dem Bot beispielsweise Dokumente oder Informationen zur Bearbeitung bereitstellen und ihn für unterschiedliche Tätigkeiten einsetzen.

Der Mitarbeiterbot kann unter anderem:

• Texte entwerfen, überarbeiten oder zielgruppengerecht formulieren,
• umfangreiche Dokumente und Inhalte zusammenfassen,
• Dokumente und unterschiedliche Fassungen miteinander vergleichen,
• Informationen und Anforderungen aus Unterlagen extrahieren,
• Inhalte strukturieren und klassifizieren,
• Checklisten und Arbeitsgrundlagen erstellen,
• bereitgestellte Dokumente analysieren,
• Fragen zu hochgeladenen Unterlagen beantworten.

Je nach Aufgabe, Datenklasse und Schutzbedarf kann dem Mitarbeiterbot ein dafür freigegebenes KI-Modell zugeordnet werden. Auch der Zugriff auf Wissensräume, Dokumente und Funktionen lässt sich rollenbezogen begrenzen.

Der Mitarbeiterbot liefert Entwürfe, Analysen und strukturierende Unterstützung. Die fachliche Bewertung und Freigabe seiner Ergebnisse verbleibt bei den Mitarbeitenden; insbesondere übernimmt der Bot keine verbindliche fachliche oder rechtliche Entscheidung.

​Der KI-gestützte Voicebot ermöglicht sprachbasierte Dialoge über das Telefon und verbindet diesen etablierten Kommunikationskanal mit KI-gestützter Informationsverarbeitung. Er kann Anrufende durch definierte Gesprächsabläufe führen, Informationen aufnehmen, Anliegen klassifizieren und für die weitere Bearbeitung strukturieren.

Damit eignet sich der Voicebot nicht nur zur Beantwortung einfacher Fragen. Er kann Bestandteil eines mehrstufigen Service- oder Bearbeitungsprozesses sein.

Mögliche Funktionen sind beispielsweise:

• Beantwortung von Zuständigkeits- und Orientierungsfragen,

• Bereitstellung von Informationen zu benötigten Unterlagen,

• Aufnahme und Vorqualifizierung eines Anliegens,

• Terminvereinbarung oder Terminänderung,

• strukturierte Erfassung relevanter Angaben,

• Übergabe erfasster Informationen an zuständige Stellen,

• Weiterleitung an Mitarbeitende bei komplexen oder sensiblen Anliegen.

Über freigegebene Schnittstellen können beispielsweise Wissens-, Termin-, Portal- oder Ticketsysteme angebunden werden. Welche Informationen abgefragt, verarbeitet oder an andere Systeme übergeben werden dürfen, wird für den jeweiligen Anwendungsfall festgelegt.

Kann ein Anliegen nicht zuverlässig eingeordnet oder automatisiert weiterbearbeitet werden, kann eine Übergabe an Mitarbeitende oder eine definierte Servicestelle vorgesehen werden. Der Voicebot ersetzt damit nicht den persönlichen Kontakt, sondern schafft einen zusätzlichen sprachbasierten Zugang und bereitet geeignete Anliegen strukturiert für die weitere Bearbeitung vor.

Nicht jedes Dokument ist automatisch eine geeignete Grundlage für KI-gestützte Anwendungen. Struktur, Inhalt, Aktualität, Verständlichkeit und Abhängigkeiten können erheblichen Einfluss darauf haben, wie zuverlässig Informationen später durch KI-Systeme verarbeitet und wiedergegeben werden.

Unser KI-Service analysiert Dokumente systematisch hinsichtlich ihrer Eignung für die KI-gestützte Nutzung. Dabei wird bewertet, ob ein Dokument unmittelbar verwendet werden kann, ob vor der Nutzung Anpassungen erforderlich sind oder ob bestimmte Einschränkungen berücksichtigt werden müssen.

Die Prüfung betrachtet dabei nicht nur die technische Verarbeitbarkeit, sondern insbesondere die Frage, wie belastbar das Dokument als Wissensgrundlage für KI-Anwendungen eingesetzt werden kann.

Als Ergebnis erhalten Sie eine strukturierte Bewertung der KI-Eignung sowie konkrete Hinweise für die weitere Verwendung oder notwendige Aufbereitung des Dokuments.

So entsteht aus vorhandenen Dokumentbeständen eine belastbare Grundlage für den kontrollierten Einsatz von KI.

Der Online-Dialog bringt die KI-Funktionen von brainomatics in bestehende Websites, Portale und Webanwendungen. Dabei muss kein separates brainomatics-Frontend eingesetzt werden: Die vorhandene Benutzeroberfläche bleibt bestehen und greift über definierte Schnittstellen auf freigegebene KI-Dienste der Middleware zu.

Je nach Anwendungsfall können unter anderem Dialog- und Chatfunktionen, Wissensbestände, Dokumente, hinterlegte Instruktionen oder konfigurierte Bot-Projekte eingebunden werden. Dafür stellt brainomatics unterschiedliche APIs für Chat, Wissen, Dokumente, Prompts und Bot-Konfigurationen bereit.

Dadurch lassen sich beispielsweise:

• bestehende Bürger- und Serviceportale um dialogische KI-Funktionen ergänzen,
• Wissens- und Auskunftsfunktionen direkt in vorhandene Webangebote integrieren,
• Dokumente innerhalb einer Anwendung KI-gestützt bereitstellen und verarbeiten,
• dialoggeführte Erfassungs- und Unterstützungsprozesse realisieren,
• vorhandene Oberflächen mit nachgelagerten KI-gestützten Prozessen verbinden.

Darstellung und Nutzerführung verbleiben dabei in der jeweiligen Anwendung. KI-Verarbeitung, Wissensbereitstellung und Orchestrierung erfolgen über brainomatics. Der Online-Dialog bildet damit die API-basierte Verbindung zwischen bestehenden digitalen Anwendungen und den KI-Diensten der brainomatics Middleware.

Dokumente enthalten häufig genau die Informationen, die für eine Aufgabe benötigt werden – allerdings verteilt über unterschiedliche Dateien, Formate und Strukturen.

Document Intelligence ermöglicht es, Dokumente und bereitgestellte Informationen KI-gestützt zu erschließen und passend zur jeweiligen Aufgabenstellung zu verarbeiten. Dabei berücksichtigt der Service sowohl einzelne Dokumente als auch umfangreichere Dokumentenbestände und Wissensquellen.

Je nach Auftrag können Inhalte beispielsweise:

• analysiert und in ihrem Zusammenhang ausgewertet,
• gezielt nach relevanten Informationen durchsucht,
• miteinander in Beziehung gesetzt,
• zusammengefasst oder strukturiert aufbereitet und
• für weitere Anwendungen oder Bearbeitungsschritte bereitgestellt werden.

Die Verarbeitung erfolgt bedarfsgerecht anhand der jeweiligen Aufgabenstellung. So können sowohl einfache dokumentenbezogene Fragen als auch komplexere Auswertungen und Zusammenhänge innerhalb größerer Informationsbestände unterstützt werden. Ergebnisse können einschließlich relevanter Quellen- und Kontextinformationen für die weitere Bearbeitung bereitgestellt und bei Bedarf in bestehende Anwendungen und Prozesse integriert werden.

Document Intelligence macht aus Dokumenten nutzbare Arbeitsgrundlagen für KI-gestützte Aufgaben und Prozesse.