In den vorhergehenden Blogs haben wir das Grundproblem markiert: Digitalisierung (und erst recht KI-Isierung) wirkt nicht wie ein neues Modul im System, sondern wie ein Eingriff in ein Geflecht. Man kann „etwas verbessern“ – und wundert sich dann, warum es an anderer Stelle anfängt zu knirschen. In Blog 2.1 haben wir daher das Ziel markiert: ein Wechselwirkungsmodell, das Kommunen hilft, KI-Wirkung domänenübergreifend auszubalancieren – also nicht nur „mehr Tempo“ zu erzeugen, sondern Stabilität, Legitimität, Qualität und Lernfähigkeit mitzudenken.
Damit so ein Modell nicht im Bauchgefühl hängen bleibt, brauchen wir zwei Dinge: erstens eine Anatomie, die erklärt, wie Organisationen funktionieren (die vier Ebenen der Systemik). Und zweitens eine Landkarte, die zeigt, wo Digitalisierung konkret „andockt“ (die 13 Domänen). In diesem Beitrag machen wir genau das: Gerüst und Überblick – ohne schon in die großen Integrationsfragen abzubiegen.
🧬 Organisationen sind Organismen – und KI ist ein Eingriff, kein Add-on
Wenn wir Digitalisierung planen, denken wir gern in Maschinenlogik: neues Teil rein, Prozess läuft besser. In der Praxis verhält sich eine Kommune aber eher wie ein Organismus. Und Organismen haben eine irritierende Eigenschaft: Wenn man an einer Stelle „optimiert“, reagiert der Rest.
Warum? Weil ein Organismus nicht aus einzelnen Teilen besteht, sondern aus Funktionssystemen, die sich gegenseitig stabilisieren:
- etwas, das ihn trägt (Skelett -> Struktur),
- etwas, das ihn bewegt (Muskeln -> Handeln),
- etwas, das ihn wahrnimmt und koordiniert (Nerven -> Beziehung/Kommunikation),
- und etwas, das ihm Orientierung und Lernen ermöglicht (Bewusstsein -> Reflexion).
Und jetzt die kommunale Übersetzung:
Wenn KI im Frontoffice Tempo macht (z. B. schnellere Textentwürfe, schnellere Auskünfte), müssen im „Restkörper“ Dinge nachziehen: Prüfpfade, Verantwortungslogik, Kommunikation und Kompetenz. Sonst entsteht nicht Entlastung, sondern das Rathaus-Äquivalent zu Muskelkater: mehr Rückfragen, mehr Korrekturen, mehr Eskalationen – und irgendwann die Frage: „Wer hat das freigegeben?“
Damit diese Wechselwirkungen nicht nur „gefühlt“ werden, übersetzen wir das Organismusbild in ein handhabbares Modell.
🦴 Die vier Ebenen der Systemik & deren Domänen
Ebene I – Strukturelle Ordnung (Skelett)
Die Aufgabe dieser Ebene ist Tragfähigkeit: Sie hält den Laden zusammen, auch wenn es hektisch wird. Hier werden Verantwortung, Zuständigkeiten und Grenzen so geklärt, dass Handeln nicht zur Haftungsfrage wird:
- Organisation & Struktur - (Rollen, Zuständigkeiten, Entscheidungswege)
- Recht & Moral - (Legitimität, Grenzen, Vertrauen)
- Finanzen & Wirtschaftlichkeit - (Priorisierung, Ressourcenlogik, Transparenz)
- Betriebsmittel & Technologie - (Infrastruktur, Systeme, Werkzeuge)
Ebene II – Dynamische Ordnung (Muskeln)
Die Aufgabe dieser Ebene ist Handlungsfähigkeit: Sie sorgt dafür, dass aus Absicht tatsächlich Leistung wird. Hier wird entschieden, wie gearbeitet wird – in Prozessen, Routinen und Kompetenzen, die im Alltag tragen (und nicht nur im Projektplan).
- Prozesse - (Bewegungsbahnen der Verwaltung)
- Arbeitsweisen - (Zusammenarbeit, Standards, Übergaben, Taktung)
- Fähigkeiten & Lernen - (Kompetenzaufbau, Übung, Fehlertoleranz)
Ebene III – Beziehungsordnung (Nerven)
Die Aufgabe dieser Ebene ist Koordination und Anschlussfähigkeit: Sie verbindet Menschen, Fachlogiken und Erwartungen zu einer gemeinsamen Ausrichtung. Hier entsteht, ob Veränderungen verstanden, akzeptiert und genutzt werden – oder ob sie im System „abgewehrt“ werden.
- Führung - (Orientierung, Prioritäten, Schutzräume)
- Psychologie & Pädagogik - (Motivation, Sicherheit, Lernkultur)
- Information & Kommunikation - (Übersetzung, Erwartungsmanagement, Sinn)
Ebene IV – Bewusstseinsordnung (Bewusstsein)
Die Aufgabe dieser Ebene ist Orientierung und Lernen: Sie macht aus Erfahrung Erkenntnis und aus Nebenwirkungen Steuerungswissen. Hier wird geklärt, was als verlässlich gilt, was verantwortbar ist – und wie die Kommune sich selbst als System beobachten und weiterentwickeln kann.
- Wissen & Epistemik - (Verlässlichkeit, Quellen, „was gilt als Wissen?“)
- Ethik & Verantwortung - (Folgen, Fairness, Legitimität)
- Komplexität/Systemik/Kybernetik - (Rückkopplung, Steuerbarkeit, Zusammenhänge)
Die vier Ebenen sagen, wie der Organismus funktioniert. Die 13 Domänen zeigen, wo er wirkt. Und genau daraus entstehen die Wechselwirkungen, die wir mit KI-Isierung ausbalancieren müssen.
🔄 Der Ausblick: Wie man Systeme führt, die zurückwirken
Bis hierhin ging’s um Anatomie und Landkarte. Als Nächstes geht’s um die Logik der Steuerung: KI-Isierung ist weniger „Projekt“, mehr Regelkreis. In nächsten Blog beschreiben wir daher keine To-do-Liste, sondern die Prinzipien, nach denen Kommunen Wirkung stabilisieren können – damit Tempogewinne nicht anderswo als neue Dauerbaustelle wieder auftauchen.
