Stellen wir uns vor, ein Kind wird geboren. Für die Eltern verändert sich damit schlagartig die Welt. Für die Verwaltung zunächst einmal nicht.
Erst wenn die Geburt angezeigt und beurkundet wird, gelangt das Ereignis in die entsprechenden Verwaltungssysteme. Aus einem Ereignis der gesellschaftlichen Realität wird ein registrierter Sachverhalt.
Das klingt selbstverständlich. Dahinter steckt jedoch eine grundlegende Frage: Wie erfährt eine Verwaltung eigentlich, was in ihrer Umwelt geschieht?
📡 Wenn die Realität Signale sendet
Menschen werden geboren, ziehen um, gründen Unternehmen oder errichten Gebäude. All das geschieht unabhängig davon, ob eine Verwaltung davon weiß.
Damit solche Ereignisse administrativ berücksichtigt werden können, müssen sie für die Organisation wahrnehmbar werden. Das geschieht durch Signale: beispielsweise Anträge, Meldungen, Beschwerden, Erhebungen oder Beobachtungen vor Ort.
Ein Bauantrag signalisiert ein geplantes Bauvorhaben. Eine Beschwerde kann auf Probleme im öffentlichen Raum hinweisen. Eine statistische Erhebung macht gesellschaftliche Entwicklungen sichtbar.
Verwaltung verarbeitet also nicht die gesellschaftliche Realität selbst, sondern Informationen über diese Realität. Und damit beginnt bereits eine erste Begrenzung: Was die Organisation nicht erreicht, kann sie zunächst auch nicht berücksichtigen.
🧩 Ein Ereignis, viele Zuständigkeiten
Kehren wir zu unserem neugeborenen Kind zurück.
Die Geburt wird beim Standesamt beurkundet und die entsprechenden Informationen gelangen in das Melderegister. Doch das Ereignis kann weitere Verwaltungsbereiche betreffen. Vielleicht bestehen Ansprüche auf bestimmte Leistungen. Später werden möglicherweise Betreuungsangebote oder andere kommunale Leistungen relevant.
Obwohl all diese Vorgänge mit demselben Ereignis zusammenhängen, werden sie häufig in unterschiedlichen Verfahren und Systemen behandelt. Das liegt nicht zwangsläufig an schlechter Organisation. Verwaltungen sind an Zuständigkeiten und gesetzliche Vorgaben gebunden. Auch personenbezogene Daten dürfen nicht beliebig zwischen Behörden oder Fachbereichen ausgetauscht werden.
Trotzdem entsteht dadurch eine bemerkenswerte Situation: Eine Verwaltung kann in mehreren Bereichen über Informationen zu demselben Ereignis verfügen, ohne dessen gesamte Bedeutung als Organisation zu erkennen.
👀 Was nicht ankommt, bleibt unsichtbar
Verwaltungsorganisationen besitzen gewissermaßen eigene Wahrnehmungsstrukturen. Fachbereiche, Mitarbeitende, Register und technische Systeme erfassen jeweils bestimmte Ausschnitte der Realität. Eine Sachbearbeiterin erkennt den konkreten Einzelfall. Eine Fachbereichsleitung sieht möglicherweise wiederkehrende Probleme. Die Verwaltungsführung betrachtet Kennzahlen und Berichte.
Alle beobachten dieselbe gesellschaftliche Wirklichkeit – allerdings aus unterschiedlichen Perspektiven. Das ist durchaus sinnvoll. Schließlich muss nicht jeder alles wissen. Problematisch wird es erst, wenn wichtige Zusammenhänge zwischen diesen Perspektiven verloren gehen.
Dabei beeinflusst auch vorhandenes Wissen die Wahrnehmung. Wer bestimmte Zusammenhänge kennt, erkennt entsprechende Hinweise häufig schneller. Was außerhalb der eigenen Erfahrungen oder Zuständigkeiten liegt, bleibt dagegen möglicherweise unbemerkt. Eine Organisation kann deshalb durchaus viele Informationen besitzen und trotzdem entscheidende Entwicklungen übersehen.
🥙 Kann Verwaltung ihre eigene Wahrnehmung überprüfen?
In der Informationstechnik ist es selbstverständlich, Systeme zu überwachen. Protokolle und Kontrollmechanismen helfen dabei nachzuvollziehen, welche Ereignisse auftreten und wie sie verarbeitet werden. Auch Verwaltungen dokumentieren ihre Verfahren und Entscheidungen. Diese Nachvollziehbarkeit ist ein wesentlicher Bestandteil rechtsstaatlichen Handelns. Schwieriger wird es allerdings, wenn wir über einzelne Verfahren hinausblicken.
Kann eine Verwaltung erkennen, welche Signale zwischen Fachbereichen weitergegeben werden? Wo Informationen nicht ankommen? Oder welche Entwicklungen sie mit ihren bestehenden Verfahren möglicherweise überhaupt nicht bemerkt? Hier geht es nicht darum, möglichst viele Daten zu sammeln oder sämtliche Verwaltungsbereiche miteinander zu vernetzen.
Es geht vielmehr darum, die eigene Wahrnehmungsfähigkeit zu verstehen und dort zu verbessern, wo wichtige Zusammenhänge verloren gehen.
Digitalisierung und KI können dabei unterstützen. Sie schaffen aber nicht automatisch mehr Verständnis. Auch ein hochmodernes System kann nur mit jenen Informationen arbeiten, die ihm zugänglich sind und die es angemessen interpretieren kann.
⁉️ Fazit: Wissen beginnt mit Wahrnehmung
Im vorherigen Artikel haben wir betrachtet, wie aus Daten Informationen und schließlich Wissen entstehen.
Doch davor liegt eine weitere Voraussetzung: Ein Sachverhalt muss überhaupt erst in den Wahrnehmungsbereich der Organisation gelangen. Welche Signale eine Verwaltung erfasst, wie sie diese verarbeitet und miteinander verbindet, bestimmt wesentlich mit, welches Wissen ihr zur Verfügung steht.
Eine Verwaltung kann nur auf Grundlage dessen handeln, was sie erkennt. Ob sie das Wesentliche erkennt, hängt jedoch auch davon ab, wie ihre Wahrnehmung organisiert ist.
